Де і скільки зберігати документи?

1

У результаті діяльності будь-якого підприємства у нього утворюється досить велика кількість документів. З кожним роком їх кількість зростає, і поступово будь-яка фірма зіштовхується з проблемою браку місця.


У результаті діяльності будь-якого підприємства у нього утворюється досить велика кількість документів. З кожним роком їх кількість зростає, і поступово будь-яка фірма зіштовхується з проблемою браку місця.
Але перед тим, як займатися його звільненням, потрібно класифікувати документи по термінах. Існує два основних види – постійне і тимчасове зберігання паперів. До першого типу відносяться накази з основної діяльності, структура організації, журнал реєстрації наказів з основної діяльності, описи справ, річні звіти, кошториси та плани. До других – накази на відпустки і відрядження, договори з юридичними особами, бухгалтерські документи, акти про приймання виконаних робіт та багато інших.
Крім того, кожна компанія в індивідуальному порядку визначає, до якого типу віднести ту або іншу папір. Для цього проводиться спеціальна експертиза цінності. Її завдання такі: відібрати документи, що мають наукове, господарське або культурне значення, а також ті, які не представляють цінності, але мають практичне значення протягом декількох років. Крім того, окремим завданням експертизи є пошук документів, що не мають ніякої наукової цінності і втратила практичне значення. Їх необхідно знищити, щоб звільнити місце для більш цінних речей. Останній пункт – це встановлення чи зміну строку тимчасового зберігання. Зазвичай він становить 10 років, але в деяких конкретних випадках терміни зберігання можуть змінюватись.
Після того, як була проведена експертиза, потрібно подбати про місце зберігання. З документами постійного зберігання, як правило, все ясно. Вони або складуються в організації, або передаються на зберігання в державний архів, так як являють собою певну цінність.
Що стосується тимчасових документів, то вони представляють цінність лише для підприємства, і то в досить короткі терміни. Однак і для них слід підшукати індивідуальний склад, адже строки зберігання таких паперів чітко регламентовані. Найбільш оптимальним рішенням цієї проблеми є оренда комірки на спеціалізованому складі. Плюси цього рішення очевидна. По-перше, ви звільняєте місце на підприємстві. По-друге, можна бути спокійним щодо свого майна, адже воно знаходиться під надійною охороною. По-третє, ви маєте цілодобовий доступ до осередку, тому зможете забрати потрібний документ у разі необхідності.
Звичайно, існують і інші способи складування тимчасових документів, але більшість фірм віддає перевагу саме оренду складської комірки, адже це не тільки є, але ще і надійно, зручно і безпечно.